Site internet
La création d'un site internet est indispensable pour votre congrès, il vous permet de diffuser des informations actualisées (horaires, lieu, date, accès, programme, hébergements, programme social, conditions d'inscriptions,...) dans le monde entier et pour un coût très faible (Avec Meeting-Web-Solutions, tarifs à partir de 999 EUR). En outre, un site internet vous permet également de proposer une inscription et paiement en ligne ainsi qu'une réservation d'hôtel avec paiement en ligne.
Vous gagnez ainsi beaucoup de temps sur la gestion des inscriptions de votre congrès.
Plan média
Utiliser la presse Professionnelle pour la promotion de votre congrès et avoir dans ses partenaires officiels un média peut être un avantage considérable.
Négociation d'échanges avec les médias : Publicité gratuite sur leur média contre une présence sur place lors de votre congrès (sous forme d'une diffusion de journal, insertion pochette ou stand)
Envoi régulier de communiqués de presse.
Si les moyens le permettent, un spécialiste sera à même de s'occuper de votre plan média de façon très professionnel.
Utilisation des partenaires pour relayer les informations du congrès et les impliquer
Les exposants et sponsors peuvent transmettre le programme et bulletin d'inscription. Ils peuvent être très utiles, car ils connaissent le marché et sont sur le terrain. D'autre part, ils ont intérêt à ce qu'il y ait du monde au congrès. Il faut donc les impliquer au maximum.
Les fédérations et associations professionnelles peuvent prêter leur fichier ou envoyer votre programme avec leur bulletin d'information.
Le comité scientifique et les conférenciers peuvent communiquer au sujet du congrès [sur d'autres congrès où ils sont intervenants, avec les exposants (en tant que client)...]
Faire des accords avec d'autres organisateurs de congrès sur le même thème pour qu'ils diffusent votre programme.