Organiser une exposition

1 - Pour les participants :

• Découvrir de nouveaux produits, services, ou techniques,
• Un complément d'information,
• Contact commerciaux

2 - Pour les exposants :

• La possibilité de communiquer sur leurs nouveautés, leurs produits, ou services
• Etablir des contacts commerciaux avec les congressistes
• Faire des démonstrations
• Une économie de temps et d'argent (visibilité de plusieurs centaines de personnes dans l'espace du congrès) une valorisation de l'image

3 - Pour les organisateurs :

• Un apport financier important,
• Une aide pour la promotion du congrès, car les exposants communiquent sur votre évènement

Réussir son exposition !

Le programme doit tenir compte de l'exposition

• L'exposition doit être ouverte au moment de l'ouverture du congrès (il faut également prévoir un temps d'installation pour les exposants qui peut varier de quelques heures à quelques jours selon la nature de l'exposition)
• Prévoir du temps libre pour permettre aux congressistes de visiter l'exposition
• Une inauguration officielle de l'exposition peut également être intéressante.
• Une soirée de libre peut également être un moyen pour les exposants d'inviter des clients à dîner ou d'organiser une soirée.

L'exposition doit être en rapport avec le programme

• Cela aura un intérêt supplémentaire pour les exposants et il sera donc plus facile de les convaincre.
• Les exposants/sponsors peuvent faire partie intégrante du programme en organisant un symposium ou en intervenant lors d'une conférence.
• Les exposants peuvent prendre en charge les congressistes et le intervenants (réservation d'hôtels, transports, droits d'inscriptions,...).

Un seul et même lieu !

• L'exposition et le congrès doivent avoir lieu au même endroit.
• Faire en sorte que le lieu de l'exposition soit un passage obligé pour le congressiste (sortie des salles de réunions).
• L'idéal est d'organiser l'exposition au même endroit que les pauses, cocktail déjeunatoire...

Information des sponsors :

• Il est important d'informer correctement et régulièrement les exposants en amont du congrès pour leur préciser les modifications de programme, le nombre d'inscrits, les thèmes,...
• Il peut être intéressant d'impliquer les exposants dans l'annonce du congrès, il faut donc leur donner les moyens de le faire (distribution de programmes, affiches, ...)
• Envoi de la liste des participants à l'issue du congrès
• Effectuer régulièrement des relances commerciales à tous les exposants potentiels qui n'ont pas encore validés leur participation.

Envoyer à l'exposant, dès confirmation de son inscription, un dossier technique comprenant :

• Le plan de l'exposition,
• un descriptif précis des stands,
• le règlement de l'exposition,
• des formulaires de réservation de mobilier,
• formulaire de réservation de chambres,
• de branchements,
• de demande
• de badges...
• des informations sur les assurances,
• les heures de montage et de démontage,
• les livraisons,
• le stockage,
• le gardiennage,
• le nettoyage
• ...

Services aux exposants :

D'une manière générale, il faut désigner un responsable de l'exposition qui sera également en charge de proposer divers services aux exposants :

• Hébergement : réserver des chambres à des tarifs préférentiels (tenir compte du délai de montage et de démontage)
• Restauration : plateaux repas sur les stands, café pendant les conférences.
• Accueil spécifique pour les exposants
• Places de parking.
• Mise à la disposition de matériel de manutention.
• Local de stockage.
• Service de nettoyage, de gardiennage...

Comment trouver des sponsors pour votre congrès ?

Réalisation d'un fichier qualifié d'exposants potentiels avec les coordonnées (adresse, téléphone, email) des responsables susceptibles de prendre la décision au sujet de la participation à votre congrès.

Envoyer le plus tôt possible le dossier commercial du congrès. Dans les grosses sociétés, les budgets se décident en règle générale en septembre / octobre.

Le dossier commercial doit être complet (intérêt scientifique, profil des congressistes et exposants, nombre de participants attendus, intérêts pour l'exposant) et doit comporter tous les types de participations proposés au sponsor (stand, symposium, intervention, publicité sur la plaquette ou le site internet,...)

Si une personne du comité scientifique est cliente chez un exposant potentiel, il est nécessaire de l'impliquer dans cette démarche de recherche de sponsors.