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Organiser une exposition

Organiser une exposition


1 - Pour les participants :

  • Découvrir de nouveaux produits, services, ou techniques,
  • Un complément d'information,
  • Contact commerciaux

2 - Pour les exposants :

  • La possibilité de communiquer sur leurs nouveautés, leurs produits, ou services
  • Etablir des contacts commerciaux avec les congressistes
  • Faire des démonstrations
  • Une économie de temps et d'argent (visibilité de plusieurs centaines de personnes dans l'espace du congrès) une valorisation de l'image

3 - Pour les organisateurs :

  • Un apport financier important,
  • Une aide pour la promotion du congrès, car les exposants communiquent sur votre évènement

Réussir son exposition !


Le programme doit tenir compte de l'exposition

  • L'exposition doit être ouverte au moment de l'ouverture du congrès (il faut également prévoir un temps d'installation pour les exposants qui peut varier de quelques heures à quelques jours selon la nature de l'exposition)
  • Prévoir du temps libre pour permettre aux congressistes de visiter l'exposition
  • Une inauguration officielle de l'exposition peut également être intéressante.
  • Une soirée de libre peut également être un moyen pour les exposants d'inviter des clients à dîner ou d'organiser une soirée.

L'exposition doit être en rapport avec le programme

  • Cela aura un intérêt supplémentaire pour les exposants et il sera donc plus facile de les convaincre.
  • Les exposants/sponsors peuvent faire partie intégrante du programme en organisant un symposium ou en intervenant lors d'une conférence.
  • Les exposants peuvent prendre en charge les congressistes et le intervenants (réservation d'hôtels, transports, droits d'inscriptions,...).

Un seul et même lieu !

  • L'exposition et le congrès doivent avoir lieu au même endroit.
  • Faire en sorte que le lieu de l'exposition soit un passage obligé pour le congressiste (sortie des salles de réunions).
  • L'idéal est d'organiser l'exposition au même endroit que les pauses, cocktail déjeunatoire...

Information des sponsors :

  • Il est important d'informer correctement et régulièrement les exposants en amont du congrès pour leur préciser les modifications de programme, le nombre d'inscrits, les thèmes,...
  • Il peut être intéressant d'impliquer les exposants dans l'annonce du congrès, il faut donc leur donner les moyens de le faire (distribution de programmes, affiches, ...)
  • Envoi de la liste des participants à l'issue du congrès
  • Effectuer régulièrement des relances commerciales à tous les exposants potentiels qui n'ont pas encore validés leur participation.

Envoyer à l'exposant, dès confirmation de son inscription, un dossier technique comprenant :

  • Le plan de l'exposition,
  • un descriptif précis des stands,
  • le règlement de l'exposition,
  • des formulaires de réservation de mobilier,
  • formulaire de réservation de chambres,
  • de branchements,
  • de demande
  • de badges...
  • des informations sur les assurances,
  • les heures de montage et de démontage,
  • les livraisons,
  • le stockage,
  • le gardiennage,
  • le nettoyage
  • ...

Services aux exposants :

D'une manière générale, il faut désigner un responsable de l'exposition qui sera également en charge de proposer divers services aux exposants :

  • Hébergement : réserver des chambres à des tarifs préférentiels (tenir compte du délai de montage et de démontage)
  • Restauration : plateaux repas sur les stands, café pendant les conférences.
  • Accueil spécifique pour les exposants
  • Places de parking.
  • Mise à la disposition de matériel de manutention.
  • Local de stockage.
  • Service de nettoyage, de gardiennage...

Comment trouver des sponsors pour votre congrès ?

Réalisation d'un fichier qualifié d'exposants potentiels avec les coordonnées (adresse, téléphone, email) des responsables susceptibles de prendre la décision au sujet de la participation à votre congrès.

Envoyer le plus tôt possible le dossier commercial du congrès. Dans les grosses sociétés, les budgets se décident en règle générale en septembre / octobre.

Le dossier commercial doit être complet (intérêt scientifique, profil des congressistes et exposants, nombre de participants attendus, intérêts pour l'exposant) et doit comporter tous les types de participations proposés au sponsor (stand, symposium, intervention, publicité sur la plaquette ou le site internet,...)

Si une personne du comité scientifique est cliente chez un exposant potentiel, il est nécessaire de l'impliquer dans cette démarche de recherche de sponsors.

  Séminaire aleou en anglais  Séminaire Aleou en allemand  Séminaire Aleou en espagnol  Séminaire ALeou en italien
ALEOU : Guide des lieux de séminaires - Organisation de séminaires
Meeting-pro : PCO - Organisation de congrès

5 allée des Acacias - 77100 MAREUIL-LES-MEAUX - FRANCE
Tel : 01 64 33 33 33
Capital Social : 550000 € - N° TVA intracom : FR 23 431 925 031 – Siret : 431 925 031 00020 - APE 8230Z
Accueil | Contact | Mon Compte | CGV | Informations Légales | Liste des villes | Créer un site web évènementiel | ABC DEv. 1.6.9
Réalisé par  ABC IDEA
Avis Client
ALEOU
Une satisfaction clients notée en moyenne
4.74 / 50
sur 1667 avis.
Note : 5/5 - le 01/03/2023 par HUGO P.
Nous sommes satisfaits de la compréhension du besoin et de la réactivité des agents de la plateforme !
Note : 4,75/5 - le 23/02/2023 par GAEL F.
Première fois avec ALEOU ! Et je suis ravi des propositions, de la réactivité et de la flexibilité ! Bravo, Ca ne serait pas la dernière fois !
Note : 5/5 - le 20/02/2023 par LAETITIA T.
Site super pour les recherhces d'établissements
Note : 5/5 - le 06/02/2023 par REYHAAN A.
J'ai présenté le projet à Mlle MAJOR le jeudi matin et le lendemain soir ma boite mail était remplie de propositions pour les différentes dates de mon évènement. Réactivité au top avec un choix de propositions en règle avec mon cahier des charges.
Note : 5/5 - le 03/02/2023 par Joel M.
Grâce à ALEOU, j'ai trouvé le lieu pour mon séminaire en un temps record. Merci à Armelle pour son efficacité
Note : 5/5 - le 02/02/2023 par CORINNE P.
Réponse rapide de vos services et un grand choix de devis, très pratique
Note : 5/5 - le 30/01/2023 par PERRINE L.
Parfait !Merci
Note : 5/5 - le 19/01/2023 par CHRISTOPHE L.
L'entreprise ALEOU est très réactive et sérieuse. Romane qui la représente est toujours là pour proposer des établissements en adéquation avec mon brief concernant des séminaires Je recommande très fortement ALEOU. Au TOP!!!
Note : 5/5 - le 11/01/2023 par Prisca D.
Deuxième fois que je fais appel aux services d'Aléou et toujours parfait !
Note : 5/5 - le 05/01/2023 par JEAN-LUC B.
2ème expérience avec ALEOU et toujours autant satisfait par la qualité du service rendu
Note : 4/5 - le 20/12/2022 par SYLVIE G.
A l'écoute et très réactif.
Note : 4,75/5 - le 14/12/2022 par Stéphanie L.
Très réactifs
Note : 5/5 - le 21/10/2022 par LAURENCE C.
Tout était parfait !
Note : 5/5 - le 20/10/2022 par Mickaël L.
Toujours à l'écoute.
Note : 5/5 - le 10/10/2022 par MARYLINE L.
Site trés agréable, personnes accueillantes au téléphone, il suffit de valider ou refuser, quel gain de temps. Merci beaucoup à vous.
Note : 5/5 - le 05/10/2022 par Zolika D.
Parfait
Note : 5/5 - le 28/09/2022 par Helena L.
La réactivité et le soutien dans ma recherche au caractère urgent m'a permis de trouver le lieu correspondant parfaitement à mon cachier des charges. Je recommande!
Note : 5/5 - le 26/09/2022 par SOPHIE S.
Bonjour, J'ai toujours eu le service attendu. Les offres correspondent à mes besoins.
Note : 5/5 - le 23/09/2022 par JEAN-LUC B.
1ère expérience avec ALEOU et pour l'instant, elle est réussie
Note : 5/5 - le 22/09/2022 par MAXIME Y.
Merci pour votre réactivité
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