Comment communiquer sur votre congrès avant, pendant et  après ?

2 objectifs à atteindre :

- Le nombre de participants

- Une participation financière suffisante pour arriver au moins à l'équilibre budgétaire

Pour cela, il est important de bien promouvoir son congrès et d'appliquer les techniques de marketing semblables à un lancement de produit. Il sera nécessaire de déterminer les supports, les dates de diffusion ainsi que le type d'information les mieux adaptées en fonction de la cible que nous souhaitons toucher.

Vous aurez certainement d'autres congrès concurrents. Il est donc primordial de rendre le congrès le plus intéressant possible en choisissant des thèmes, des dates et un lieu qui conviendront à tout le monde. Le tout doit être correctement présenté.

Il est important d'optimiser votre promotion en fonction du budget que vous aurez dégagé pour celle-ci et de l'adapter en fonction des résultats obtenus (participation des sponsors, inscriptions, ...)

Il faut également faire en sorte que tout le monde s'implique dans le comité d'organisation et bien déterminer les rôles de chacun.

1. La création des documents

Un dossier de présentation du congrès (prestataires, sponsors, organisme officiels, organisateur, information pratiques,...). 

Création d'une charte graphique pour donner une cohérence  de tous les documents du congrès (programme, lettres, site internet,...) 

Validation du programme sur document papier et validation par des personnes extérieurs au congrès. Bien insister sur les dates, adresses et gros titres.

Faire remplir, à titre de test, le projet de bulletin d'inscription à une personne extérieure au comité d'organisation. 

Première annonce  (date, lieu, thèmes) à l'attention des congressistes potentiels.

Dossier exposant/sponsor avec les informations commerciales

Programme préliminaire comprenant toutes les informations dont ont besoin les participants pour s'inscrire (inscription, accompagnant, appel abstract, réservation d'hôtels,...)

Programme définitif

Des relances sont à prévoir régulièrement afin de toucher un maximum de personnes.

Un taux d'inscription de 10% par rapport au mailing papier envoyé est tout à fait correct.

 

2. L'envoi des documents pour votre congrès 

Constitution d'un fichier par cible (congressistes, exposants, médias...) 

Achat, location ou fusion de fichiers déjà existants (membres d'une association, personnes ayants déjà participé au congrès,...).

Vérification du fichier

Impression d'une lettre personnalisée

Mise sous pli et envois des documents

Contacts téléphoniques si besoin

Faxmailing

Emailing

Il faut échelonner l'envoi  des documents et les envoyer si possible à une période selon la cible (ex : ne pas envoyer de documents au mois d'août aux congressistes)

Il faut tenir à jour son fichier, en moyenne on estime qu'un fichier compte entre 20% et 30% d'adresses erronées au bout d'1an. Pour que notre fichier reste à jour nous traitons chaque retour (appel pour savoir qui a remplacé la personne qui est partie, mais également pour savoir où est parti le responsable)

Insertion dans le fichier d'adresses erronées pour tester le retour, et d'une adresse personnelle pour vérifier toute utilisation non conforme du fichier.

Le faxmailing peut se faire en quelques minutes (pour un envoi à plus de 2000 personnes pour un coût très faible ( approximativement 0,15EUR/envoi)

3. Site internet 

La création d'un site internet est indispensable pour votre congrès, il vous permet de diffuser des informations actualisées (horaires, lieu, date, accès, programme, hébergements, programme social, conditions d'inscriptions,...) dans le monde entier et pour un coût très faible (Avec Meeting-Web-Solutions, tarifs à partir de 999EUR). En outre, un site internet vous permet également de proposer une inscription et paiement en ligne ainsi qu'une réservation d'hôtel avec paiement en ligne.

Vous gagnez ainsi beaucoup de temps sur la gestion des inscriptions de votre congrès.

 

4. Plan media 

Utiliser la presse Professionnelle pour la promotion de votre congrès et avoir dans ses partenaires officiels un média peut être un avantage considérable

Négociation d'échanges avec les médias : Publicité gratuite sur leur média contre une présence sur place lors de votre congrès (sous forme d'une diffusion de journal, insertion pochette ou stand)

Envoi régulier de communiqués de presse.

Si les moyens le permettent, un spécialiste sera à même de s'occuper de votre plan média de façon très professionnel.

5. Utilisation des partenaires pour relayer les informations du congrès et les impliquer

Les exposants et sponsors peuvent transmettre le programme et bulletin d'inscription. Ils peuvent être très utiles, car ils connaissent le marché et sont sur le terrain. D'autre part, ils ont intérêt à ce qu'il y ait du monde au congrès. Il faut donc les impliquer au maximum.

Les fédérations et associations professionnelles peuvent prêter leur fichier ou envoyer votre programme avec leur bulletin d'information 

Le comité scientifique et les conférenciers peuvent communiquer au sujet du congrès (sur d'autres congrès où ils sont intervenants, avec les exposants (en tant que client),...)

Faire des accords avec d'autres organisateurs de congrès sur le même thème pour qu'ils diffusent votre programme.